Как происходит нумерация личных дел

Нумерация личного дела сотрудника

Как происходит нумерация личных дел

ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.

); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

  • Как нумеруются личные дела сотрудников?
  • Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
  • Личное дело сотрудника
  • Голосование:
  • Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  • Как формируется и ведется личное дело работника?
  • Порядок формирования и состав личного дела сотрудника
  • Оформление личного дела сотрудника
  • Как правильно сформировать личное дело работника

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.


Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах. Оформление и структура личного дела Все дела сотрудников оформляются по общему образцу.

Внимание

Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72).

Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение.

Личное дело сотрудника

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные.

Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии). Как сохранять дела сотрудников Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо.

Голосование:

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в

Важно

Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п.

3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

В перечень заносятся такие графы:

  1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
  2. Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
  3. Обозначение цифрами даты актуализации документа .
  4. Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
  5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
  6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
  7. Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Как формируется и ведется личное дело работника?

Сотрудник, ответственный за ведение дел, или работник отдела кадров должен отмечать в нем в хронологическом порядке: номер личного дела по порядку, фамилию, имя, отчество сотрудника.

Кроме того в Книге (журнале) ведется учет дат, когда личное дело поставлено на учет и когда снято с учета (дата приема и увольнения).
Оформление личного дела сотрудника Личное дело каждого сотрудника – это документ строгой отчетности.

Поэтому их хранение должно обеспечиваться в отдельности от трудовых книжек, они должны находиться в металлических специальных шкафах или сейфах, располагаемых чаще всего в помещении отдела кадров.

Закон охраняет персональные данные человека, а информация, содержащаяся в личном деле, попадает под действие этого закона, поэтому доступ лиц непосредственно к личным делам ограничивается.

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов) Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления.

Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего.

Оформление личного дела сотрудника

Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов.

Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Как правильно сформировать личное дело работника

ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

(Москва)

(Санкт-Петербург)
(Федеральный номер)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://pravo-nk.ru/numeratsiya-lichnogo-dela-sotrudnika/

Нумерация личных дел сотрудников

Как происходит нумерация личных дел

Административное правоНумерация личных дел сотрудников

Анкета работника для личного дела — бланк. Личное дело работника. Что должно храниться в личном деле сотрудника. Лист ознакомления с личным делом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Порядок ведения личных дел в 2018 году
  • Формирование личных дел сотрудников
  • Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  • Как нумеруются личные дела сотрудников?
  • Нумерация в личном деле с начала или конца
  • Личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними
  • ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ
  • Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Далее личное дело подшивается. Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам. Узнать подробнее. Добрый день.

Наше руководство решило купить летом всем сотрудником турпутевки, ведь их теперь можно Заказать сейчас.

на нашу рассылку и получай на свою почту последние новости и интересные статьи. Ты с нами? Хранение личного дела Все личные дела содержат персональные данные работника.

Разное Рабочий день сокращен на час — пособие по уходу за ребенком не полагается. Взносы Какие работники могут рассчитывать на повышенную пенсию. Опрос не активен.

Как вы отслеживаете новости для бухгалтера? Читаю все в социальных сетях С турпутевок платите страховые взносы.

Как перестать терять клиентов?

Формирование личных дел сотрудников

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г.

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию предприятие отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г.

Как нумеруются личные дела сотрудников?

Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив. Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками.

Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

Организация не может оспаривать обстоятельства, установленные ранее без ее участия при рассмотрении судом уголовного дела против ее работника. Верховный Суд РФ счел незаконным взыскание с водителя задолженности перед обществом с ограниченной ответственностью по договору аренды транспортного средства без экипажа.

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала.

Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними

Отсчет времени начинается с момента получения свидетельства на наследство. Копия постановления о лишении вас прав на определённый срок. Оно имеет такую же силу, как и нотариально удостоверенное завещание. В его обязанности входит только проверка документов продавца и организация его доступа к хранилищу. Тогда перенос сроков происходит автоматически.

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций . а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими.

Есть ворожение с милым рай и в шалаше, но тут будет сплошной ад. Многие подают заявление на получение разрешения через портал государственных услуг.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Тогда следует обратиться к приставу-исполнителю с экземпляром договора купли-продажи и его копией, чтобы тот удостоверился, что ограничение наложено после вашей покупки машины. Из совместителей в основные работники. Договор на предоставление рекламы в интернете. Оказывается, в самом бланке паспорта транспортного средства имеется место только для шести собственников.

Все необходимые документы предоставляются сотруднику государственной службы в оригинальном виде и в ксерокопиях. Так, в издательском договоре на создание литературного произведения автор обязан лично выполнить лежащий на нем долг, а при возмещении вреда, причиненного здоровью гражданина, в роли кредитора может выступать только потерпевший.

Кредит в банке или кредитной организации может оформить женщина. Стоимость наследства, не указанного в документе, при этом не учитывается.

В статье мы постараемся детально разобраться в правильном употреблении этих букв в приставках, а также выясним, как писать – “сдавай” или “здавай”.

Таким образом, в отличие от пожертвования (дарения) к безвозмездной помощи относится и, например, безвозмездное оказание услуг и т.

В 2019 году российских автолюбителей ждет ряд нововведений. Наш сервис гарантирует профессиональную онлайн консультацию юриста без регистрации на сайте и без указания телефона, и без смс.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ВРЕМЕЧКО – Архив ММК. Личные дела работников ММК.

Источник: https://billawinc.com/administrativnoe-pravo/numeratsiya-lichnih-del-sotrudnikov.php

Как происходит нумерация личных дел

Как происходит нумерация личных дел

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала.

Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Как формируются личные дела сотрудников?
  • Нумерация личного дела сотрудника
  • Голосование:
  • Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив
  • Как нумеруются личные дела сотрудников?
  • Организация работы с личными делами работников
  • Формирование личных дел сотрудников
  • Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Как формируются личные дела сотрудников?

Акция месяца 8- Добрый день. Как нумеруются личные дела сотрудников? Я устроилась инспекторам по ОК. Дела не пронумерованы. Номеру дела можно присвоить табельный номер сотрудника? Или как поступить. Подскажите пожалуйста.

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге журнале учета личных дел.

При этом, законодательством не установлены правила ведения и нумерации личных дел сотрудников, поэтому каждая организация может установить внутренним локальным документом свои правила формирования и нумерации личных дел например, организация может вести единую нумерацию, то есть нумерация будет сплошной независимо от года 1, 2, 3, Таким образом, можно сделать вывод, что нумеровать личные дела, присваивая им табельные номера работников, в данном случае будет не совсем логично, так как нумерация подразумевает под собой присвоение документу порядкового номера, а не произвольного.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации. Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела п.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно ст.

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию.

Результаты такой проверки оформите актом например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября г. Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы подп.

Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая г. Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих.

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах п. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. С нами более 1 миллиона подписчиков. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Теперь за нарушения ГИТ будет штрафовать кадровиков. Как этого избежать. О сайте Ввести код доступа. А еще Ответы на вопросы. Вопрос-ответ по теме Сколько рабочих дней длится внеплановая проверка ГИТ?

В каком случае сотрудник не получит пособие при рождении ребенка? Может ли кадровик вместо карточек Т-2 вести личные дела? Нужно ли проверять лицензию медорганизации, которая выдала работнику больничный?

Сколько кадровику хранить старый табель? Подробнее о личных делах сотрудников читайте здесь: Как составить характеристику сотрудника За копии паспортов в личных делах теперь штрафуют.

Самые важные изменения этой весны! Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли.

Готовый план главных дел кадровика на I квартал года Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в году Пять вредных привычек кадровиков.

А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. Запретные документы в кадровой службе Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве.

Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутаться Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 руб.

Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день — суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Работа кадровика Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Рассчитать стаж работника станет проще. В августе пересчитают пенсии работающим пенсионерам.

Отменят лишние требования к ведению трудовых книжек. Изменится порядок проведения СОУТ. Статьи по теме. Отпуск без сохранения заработной платы. Перевод работника в другую организацию. Перечень сведений составляющих коммерческую тайну: зачем знать кадровику. Согласие на отзыв из отпуска: образец. Увольнение в порядке перевода.

Рекомендации по теме. Подписка Рекламодателям Контакты Обратная связь kd action-media. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые.

Нумерация личного дела сотрудника

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

В случае принятия на работу нового сотрудника кадровая служба учреждения, а если такой не имеется, то бухгалтерия, формирует его личное дело. При этом возникает ряд вопросов. Как правильно оформить и вести дело?

Акция месяца 8- Добрый день. Как нумеруются личные дела сотрудников? Я устроилась инспекторам по ОК. Дела не пронумерованы.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Анкета работника для личного дела — бланк.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Организация работы с личными делами работников

.

Пример: Недавно оказал посредническую услугу как физическое лицо. Но все пошло не так. Я пытался вернуть свои деньги, но меня обвинили в.

.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т.

Для хранилища необходимо выделить отдельный кабинет, который нужно оснастить стеллажами или шкафами. Если хранилище имеет окна, то лучше приобрести глухие запирающиеся шкафы, чтобы предотвратить попадание солнечных лучей и, соответственно, последующее выцветание документов.

Не лишними будут меры по охране помещения (решетки на окнах, металлическая дверь).Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, нужно разработать номенклатуру дел или опись.

Это перечень документов с определенными характеристиками: номер дела, количество единиц хранения, срок хранения.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников Внесение изменений Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту — Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства. Иначе говоря, дела являются переходящими.

Думаю, что для начала вполне достаточно информации для правильной организации работы. В каждой организации требуется выработать эффективную схему формирования документов в дела. Использую изложенные в статье правила.
В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться централизованно.

Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения.

Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

Ведение, оформление личных дел сотрудников

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.

Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника. Законодательные требования Для государственных организаций Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело. Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г.

Таким образом, формирование и хранение личных дел многими отечественными хозяйствующими субъектами может осуществляться в добровольном порядке.

Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Например, бурная переписка по рассмотрению жалобы г-жи Колотовкиной Е.Н. не чередуется с письмами по рассмотрению обращения г-на Молоткова Д.Г. (даже если по времени переписка занимает несколько месяцев). Для удобства работы можно пакет документов по одному вопросу поместить в отдельный файл.

Принятое решение должно быть зафиксировано в локальных нормативных актах (например, соответствующей инструкции по делопроизводству HR-отдела, Уставе).

Оно формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает в учреждении, и завершается в момент его увольнения.Обязанность вести личные дела предусмотрена только для государственных учреждений (ст. 44 Закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Другие организации могут самостоятельно разработать порядок сбора и хранения информации о сотрудниках.
Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.

Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Оформление личного дела для передачи в архив Обычно в процессе формирования личного дела документы располагаются внутри него в обратной хронологии, то есть вначале размещаются документы об увольнении, затем о переводе сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях, а за ними документы о приеме на работу.

Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.

При этом, законодательством не установлены правила ведения и нумерации личных дел сотрудников, поэтому каждая организация может установить внутренним локальным документом свои правила формирования и нумерации личных дел (например, организация может вести единую нумерацию, т.е. нумерация будет сплошной независимо от года (1, 2, 3, ….888, 889 и т.п.). Не все категории работодателей обязаны вести дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Источник: http://bfzurist.ru/sudebnaya-praktika/9542-kak-proishodit-numeraciya-lichnyh-del.html

Как происходит нумерация личных дел | Юридический портал

Как происходит нумерация личных дел

Хотите знать, сколько составляет зарплата депутатов Госдумы РФ? Прием на работу генерального директора ООО имеет свои нюансы. Подробности здесь. Борьба с оффшорами в РФ набирает обороты.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса.

Порядок формирования личного дела работника

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия.

Однако тут есть свои «правила игры»: вред должен быть компенсирован полностью; должны быть учтены как материальное положение потерпевшей стороны, так и продавца или изготовителя товара или услуги (как правило, они всегда в разных «весовых категориях», что отражается и на «симпатиях» судей); также будет учтено то, насколько удовлетворены будут материальные требования человека, которому причинен моральный вред. Поскольку такие иски не облагаются пошлиной государству (подаются бесплатно), если сумма компенсации меньше 1 млн. рублей, то в судах оказывается немало и спекулятивных требований недобросовестных заявителей (на эту тему много анекдотов, художественных фильмов и литературы). Сумма вреда Для сторон спора это самый интересный и острый вопрос этой темы.Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху.

Вся информация, размещенная на данном веб-сайте, предназначена только для персонального использования и не подлежит дальнейшему воспроизведению и/или распространению в какой-либо форме, иначе как с письменного разрешения ООО «Профессиональное издательство».

Зато есть некие общие критерии, которые должны браться во внимание, указанные в ст. ст. 151, 1101 ГК РФ: какие физические и нравственные страдания выпали на долю потерпевшей стороны (учитываются фабула дела, особенности личности потерпевшего и др.

); какова степень вины того, кто причинил вред (если наличие вины обязательно); соображения разумности и справедливости; а также иные обстоятельства, на которые следует обратить внимание.

В последнем случае таковыми будет степень компенсации материального ущерба, имущественное положение виновной стороны (с тем, чтобы судебное решение могло быть реально исполнено). [link]Уровень заработка в стране очень не однородный.

Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.

Личное дело состоит из титульного листа (обложки) и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Юрист Михайлов
Добавить комментарий