Нужно ли писать завление работнику при смене фамилии

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

Нужно ли писать завление работнику при смене фамилии

В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать – в материале

Шаг первый. Заявление

Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму.

Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов. 

Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще – получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу.

Шаг второй. Приказ

После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы.

Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено!

Шаг третий. Вносим изменения

Программа

Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное – вносим изменения. 

Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением – будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. 

Трудовая книжка

Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика.

Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество. 

Карточка Т-2

В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака. А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах). 

В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные. Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус. Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись.

Трудовой договор

В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор – это очень серьезный и важный документ.

К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов.

Depositphotos

Зарплатная карта

Если сотрудники в организации получают зарплату по пластиковым картам, то специалисту по кадрам или бухгалтеру необходимо сообщить данные в банк. Для этого кадровик отправляет копию нового паспорта сотрудникам банка, и на основании этого документа они уже делают новую зарплатную карту.

Справка

Закон не требует составлять новый договор с сотрудником, сменившим фамилию. Но для того, чтобы в будущем не возникло проблем и недоразумений, юристы советуют составлять дополнительное соглашение к трудовому договору. 

Важно

Основные документы, которые предоставляет сотрудник при смене фамилии, имени или отчества в отдел кадров:

  • Новый загранпаспорт (если ранее он был). Замена загранпаспорта важна в первую очередь лично для сотрудника: чтобы не возникло проблем при выезде, если его направят в командировку за границу

Документ, удостоверяющий смену фамилии:

А) паспорт

Б) свидетельство о заключении брака

В) свидетельство о расторжении брака

Г) свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества

Мнение

HR-менеджер Александра Сергачева:

– В моей практике в основном меняли фамилии женщины. Мужчин, сменивших фамилии, было всего трое. Каждый из них после вступления в брак брал фамилию жены, так как своя была неблагозвучной. Крайне редко бывает, что люди меняют отчества или имена. На моей практике такого не было. Также редки случаи, когда фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер.

В этой ситуации процесс оформления происходит сложнее. Внесением изменений в учредительные документы занимаются бухгалтеры или юристы, они же подают сведения в ИФНС и т.д. Но это нужно делать, если директор собственник или акционер, а не наемный работник.

Если у директора или главбуха меняются имя, отчество или фамилия, то необходимо делать замену всех банковских документов.

Источник: //2x2.su/job/article/oformlyaem-starogo-sotrudnika-s-novoy-familiey-29051.html

Внесение изменений в документацию организации в случае перемены фамилии работником

Нужно ли писать завление работнику при смене фамилии

В отношении изменения работниками персональных данных, в частности, фамилии, имени, отчества, законодательством четко прописана процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку. Однако как оформить другие документы в актах законодательства не сказано. Предлагаемая процедура оформления документов является рекомендательной.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

  • в трудовую книжку;
  • в книгу учета движения трудовых книжек;
  • в документы личного дела;
  • в личную карточку работника;
  • в лицевой счет;
  • в трудовой договор и др.

Кроме того, нужно получить новое страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ­4).

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

  • свидетельство о заключении брака (иной документ, подтверждающий изменение фамилии);
  • паспорт с новыми данными.

1. Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) – не обязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю об изменении своих персональных данных. Образец заявления об изменении фамилии см. в приложении 1.

К примеру, работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения форму ПУ-1 в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п.

14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования[1] (далее – Правила персонифицированного учета).

Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных).

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащие заверенные копии работник предъявляет нанимателю.

2. Издание приказа об изменении фамилии работника в учетных документах.

Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель и дата выдачи в нем стоит уже другая.

К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, т.к. изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.

Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу. Образец приказа об изменении фамилии см. в приложении 2.

Согласно абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г.

№ 2 (далее – Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника. А в соответствии с п. 3.5.

14 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[2] копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение кличному листку по учету кадров.

В данном случае должны применяться положения Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, т.к.

в случае коллизии между нормативными правовыми актами, обладающими равной юридической силой, и если ни один из них не противоречит акту с более высокой юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее (ч. 2 ст. 71 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями).

3. Внесение изменений в учетные и иные официальные документы организации и в трудовую книжку работника:

3.1. трудовая книжка. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г.

№ 30, с последующими изменениями и дополнениями.

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная.

Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.

3.2. документы личного дела. Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, в дополнение к личному листку по учету кадров вносится запись об изменении фамилии, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

3.3. личная карточка работника (ранее – формы Т-2). Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г.

№ 359 было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в том числе и личная карточка формы Т-2.

В настоящее время порядок ведения и заполнения данной карточки определяет наниматель.

3.4. трудовой договор. Среди обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь).

На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (имя, отчество) не является обязательным условием трудового договора (а представляет собой сведения, т.е. нет предмета договоренности), поэтому нет необходимости в заключении дополнительного соглашения при ее изменении.

Однако во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре – старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения в трудовой договор.

3.5. страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4). При смене фамилии работника следует произвести замену страхового свидетельства согласно гл. 6 Правил персонифицированного учета.

 Приложение 1

Образец заявления об изменении фамилии

ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                      Директору общества с ограниченной02.06.2009 № 8                                                                    ответственностью «РодникПлюс»                                                                                              Мощенко С.А.                                                                                    Янченко Ю.А.                                                                                     Подготовить приказ об изменении фамилии                                                                                    Подпись Мощенко                                                                                    02.06.2009

Источник: //otdelkadrov.by/number/2009/7/07200969/

Смена фамилии работника: порядок внесения изменений

Нужно ли писать завление работнику при смене фамилии

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  • новый паспорт лица;
  • СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Скачать бланк заявления АДВ-2.

Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Источник: //smena-familii.ru/rabotniki/smena-familii-rabotnika/

Если работник поменял фамилию: как действовать

Нужно ли писать завление работнику при смене фамилии

28.03.13

Хотите изменить имя?

Статьей28 ГКУ предусмотрено, что физическое лицо приобретает права и обязанности и осуществляет их под своим именем. С точки зрения закона имяфизического лица, являющегося гражданином Украины, состоит из фамилии, собственного имени и отчества, если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому такое лицо принадлежит.

Право физического лица, достигшего возраста, установленного законом, по собственному усмотрению поменять свое имя (фамилию, собственное имя, отчество) определено статьей 295 ГКУ.

Основания, по которым физическое лицо вправе принять такое решение, могут быть различными.

Стремление к перемене имени, отчества или фамилии может быть вызвано неблагозвучием, трудностью произношения, неудачным сочетанием имени, отчества и фамилии или желанием носить имя в соответствии с национальными традициями и т.

д. Но на практике наиболее часто встречающимися являются ситуации, когда смена фамилии связана с регистрацией либо расторжением брака.

Обращаем внимание, что в данной статье пойдет речь о ситуации, когда имя (Ф. И. О.) меняет обычный работник, не сам предпринимательсправка 1. И прежде чем перейти к алгоритму действий работодателя в случае смены работником имени, кратко остановимся на действиях самого работника.

Что предпринять работнику

Шаг 1. Регистрация перемены Ф. И. О. Смена имени (фамилии, собственного имени, отчества) в юридическом смысле этого слова совершается в тот момент, когда оно регистрируется. Такую регистрацию осуществляют органы государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС) по месту жительства гражданина Украины на основании его заявления.

О факте такой регистрации выдается соответствующее свидетельство (часть 1 статьи 18 Закона № 2398). После регистрации в паспорте гражданина делается отметка о том, что такой паспорт подлежит обмену в течение месяца.

Шаг 2. Получение нового паспорта. Обмен паспорта проводится территориальными подразделениями Государственной миграционной службы Украины в месячный срок по месту постоянного проживания гражданина (пункт 12 раздела II Положения № 2503, пункт 1.2 Порядка № 320).

Шаг 3. Уведомление налогового органа. Напомним, что данные обо всех физических лицах – налогоплательщиках содержатся в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов (далее – ГРФЛ).

Данные о фамилии, собственном имени и отчестве физического лица вносятся вучетную карточку плательщика налогов или уведомление (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и имеют отметку в паспорте (учитываются по серии и номеру паспорта)).

Поэтому при смене имени (Ф. И. О.) физическое лицо обязано уведомить об этом орган ГНС по своему месту проживания путем подачи соответствующего заявления (раздел IX Положения № 954). Такое заявление должно быть подано физлицом не позднее месяца со дня возникновения указанных изменений (т. е. не позднее месяца с даты выдачи паспорта).

Карточка плательщика налогов, содержащая прежние данные физлица, сдается им в орган ГНС, а взамен нее в течение 10 рабочих дней со дня подачи заявления выдается новый документ, удостоверяющий регистрацию физического лица в ГРФЛ, с учетом проведенных изменений.

При этом регистрационный номер учетной карточки лица, зарегистрированного в ГРФЛ, не изменяется (пункт 3 раздела XI Положения № 954).

Для физлиц, отказавшихся из-за своих религиозных убеждений от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, после подачи соответствующего заявления в орган ГНС и внесения изменений в отдельный реестр в их новом паспорте орган ГНС проставляет отметку о наличии права осуществлять любые платежипо серии и номеру паспорта (письмо ГНСУ от 02.12.2011 г. № 8013/7/18-3217).

Следует отметить, что несмотря на то, что за непредставление или несвоевременное представление физическими лицами в органы ГНС сведений об изменении данных, которые вносятся в ГРФЛ, штрафные санкции до 1 января 2014 года не применяются (пункт 14 подраздела 10 раздела XX НКУ), игнорировать порядок подачи сведений в налоговый орган не стоит.

Кроме обмена паспорта и уведомления органов ГНС, гражданину, поменявшему фамилию, имя, отчество, придется самостоятельно также поменять другие имеющиеся документы: загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке.

Обращаем внимание: смена имени (Ф. И. О) не влечет за собой прекращения или изменения гражданских, трудовых прав и обязанностей физического лица, которые были приобретены им под прежним именем. Однако если говорить о смене имени лица, являющегося наемным работником, то об этих изменениях работник обязан уведомить своего работодателя.

Что ожидает работодателя

В свою очередь работодатель обязан совершить определенную процедуру действий, связанную с изменением персональных данных работника. Кратко опишем алгоритм действий работодателя. Итак, при смене имени (Ф. И. О.) работника работодателю в обязательном порядке нужно:

– внести изменения в трудовую книжку (осуществляются по основному месту работы), трудовой договор, другие документы, если они ведутся предпринимателем;

– переоформить работнику свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании;

– сообщить в Пенсионный фонд.

Рассмотрим более подробно процедуру каждого из перечисленных этапов.

Изменение личных данных во внутренних кадровых документах

С момента предоставления работником документов о смене фамилии все первичные документы предпринимателя, в которых указываются данные работника, оформляются на новую фамилию работника.

Основанием для этого будет служить факт предоставления работодателю следующих документов:

1) свидетельство о смене имени (копия) или свидетельство о браке (копия);

2) паспорт (копия);

3)регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (копия).

Изменения в кадровых документах делаются путем зачеркивания одной чертой прежней фамилии и указания рядом новой, заверения исправлений подписью ответственного сотрудника. Таким образом, нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

– графике отпусков;

Источник: //buhgalter.com.ua/articles/details/482521/

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Нужно ли писать завление работнику при смене фамилии

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫОформляем кадровые документы при изменении личных данных работника 4 марта Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Обсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладки

Источник: //www.buhonline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

Юрист Михайлов
Добавить комментарий