Оформление приложения авансового отчета

Как правильно оформить авансовый отчет | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Авансовый отчет – это документ бухгалтерской отчетности, однако часто секретарям приходится заниматься оформлением этих документов. В этой статье мы расскажем, как правильно оформлять бланки авансовых отчетов.

Из статьи вы узнаете:

• что такое авансовый отчет
• в каких случаях нужно оформлять авансовый отчет
• как заполнять бланк авансового отчета

 Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, подтверждающий расходы сотрудника  организации по выданным ему средствам.

Это могут быть командировочные расходы, расходы на закупку канцелярских товаров, хозяйственных товаров для нужд офиса, оплата ГСМ и т.д.

Сотрудник должен заполнить бланк авансового отчета и приложить к нему оправдательные документы: билеты, чеки, приходные ордера и пр. Заполненный отчет передается в бухгалтерию на проверку и утверждение.

Готовим руководителя к командировке

В каких случаях нужно оформлять авансовый отчет

Сотрудник, получивший подотчетные средства, должен заполнить авансовый отчет самостоятельно. Как правило, подотчетные средства выдаются наличными в кассе организации либо безналичным путем (например, на зарплатную банковскую карту) на основании приказа руководителя организации.

Подать авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех дней после расходования средств (закупки) либо возвращения из командировки. При этом законодательство не ограничивает срок, на который выдаются средства, это регулируется приказом руководителя.  

В соответствии с заявленной в авансовом отчете суммой, сотрудник либо возвращает неизрасходованный остаток, либо получает доплату.

Если сотрудник потратил свои личные средства, и  компания должна возместить ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. В этом случае работник пишет заявление на возмещение его расходов и предоставляет подтверждающие их документы.

Как проверить товарную накладную и не пропустить ошибки?

Как заполнять бланк авансового отчета

Авансовый отчет имеет унифицированную форму АО-1 и оформляется в единственном экземпляре. Это двусторонний бланк, на котором предусмотрена отрывная квитанция, бухгалтер выдает ее сотруднику после проверки документа и полных взаимных расчетов.

Обратите внимание! Допускается разработка собственных форм бланков авансовых отчетов на основании формы АО-1. Вы можете создать эту форму в MS Excel или PDF, так как, очевидно, что заполнение документа на компьютере значительно удобнее.

Кроме того, вы сможете внести непечатаемые символы для отметки полей, которые необходимо заполнить. Таким образом, вы можете разместить бланк авансового отчета на общедоступном корпоративном сервере (сайте) для самостоятельного заполнения сотрудниками.

На лицевой стороне авансового отчета сотруднику нужно заполнить следующие графы:

• наименование организации;,
• порядковый номер авансового отчет;
• дата заполнения отчета;
• Ф.И.О. подотчетного лица (сотрудника), отдел или подразделение, должность, табельный номер (если есть);
• назначение аванса (должно совпадать с назначением в приказе).

В левой табличной части сотрудник должен заполнить графы:

• остаток или перерасход по предыдущим авансам (как правило, это касается лиц, регулярно осуществляющих деятельность по закупкам, например, сотрудников АХО);
• сумма полученного аванса по текущим расходам (если сумма выдавалась в иностранной валюте, например, для заграничной командировки, это указывается в строке 1а, там же указывается курс обмена валюты);
• сумма израсходованных средств;
• сумма остатка или перерасхода.

Внимание! Сотрудникам, имеющим задолженности по ранее выданным авансам, выдача подотчетных средств запрещена. Также средства не выдаются лицам, не указанным в приказе руководителя.

Простые операции в Microsoft Excel

На оборотной стороне бланка авансового отчета сотрудник составляет список документов, подтверждающих расходы: счета, квитанции, чеки, проездные билеты и прочие документы. По каждому из предоставляемых документов должна быть указана следующая информация:

• дата;
• номер документа;
• наименование документа (с указанием организации, выдавшей документ);
• сумма расхода.

Под заполненной таблицей сотрудник должен поставить свою подпись и вписать Ф.И.О. полностью.

Все остальные строки заполняются сотрудником бухгалтерии. Бухгалтер сверяет данные в отчете с предоставленными документами, проверяет расчеты и подписывает авансовый отчет.

Затем авансовый отчет передается на подпись руководителю организации: в графе «Утверждаю» руководитель указывает сумму отчета, должность, фамилию и ставит подпись.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210728-qqq-16-m12-12-12-2016-kak-pravilno-oformit-avansovyy-otchet

Какими документами оформить возвращение сотрудника из командировки – НалогОбзор.Инфо

• 1. Авансовый отчет
• 2. Если командированы несколько сотрудников

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

• авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

• ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Ситуация: нарушает ли сотрудник трехдневный срок для сдачи авансового отчета в бухгалтерию, если сразу по окончании командировки он отправляется в отпуск?

Нет, не нарушает.

Трехдневный срок отсчитывают в рабочих днях, как это установлено пунктом 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

В рассматриваемой ситуации первым рабочим днем сотрудника после окончания командировки будет дата выхода из отпуска.

Именно с этого момента и надо начать отсчитывать трехдневный срок представления в бухгалтерию документов по командировке.

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

• если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

• унифицированная форма № АО-1;

• самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

• наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);

• фамилию и инициалы сотрудника, его должность;

• назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде.

Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения.

Так, даже если применяете упрощенку с объектом «доходы», подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).

Аналогичный вывод есть в письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

• авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

• в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи (ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);

• в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;

• принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут.

А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому. В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте». Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Например, в авансовом отчете по форме № АО-1, если аванс выдавался в валюте, на лицевой стороне должна быть заполнена строка 1а. Сумму в ней укажите и в рублях и в валюте.

Оборотную сторону тоже надо заполнить с учетом указанных требований.

Такой порядок определен в приложении к ПБУ 3/2006.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.).

Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов.

Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если командированы несколько сотрудников

Ситуация: как действовать, если в командировку отправлены несколько человек? Аванс выдан одному сотруднику.

Авансовый отчет можно оформить на одного человека. Объясняется это следующим.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.

Законодательство не запрещает выдавать деньги на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем укажите обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.

Запрет передавать подотчетные суммы другим командированным в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-у, которым утвержден действующий кассовый порядок, отсутствует.

Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику.

Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Такие выводы следуют из пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в отчете должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, а также ведомость на выдачу суточных (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Пример оформления командировки на двух сотрудников

Сотрудники «Альфы» Ю.И. Колесов и А.И. Иванов направлены в командировку в Саратов на три дня. Аванс на командировку выдан Иванову в размере 12 600 руб. Он был назначен ответственным за командировку.

Он же покупал билеты, стоимость каждого – 1200 руб. Услуги по проживанию оплатил Иванов за двоих в сумме 6000 руб., и счет за гостиницу был оформлен на него (в одном счете две фамилии).

У Колесова документов на проживание нет.

После командировки Иванов отчитался за двоих. К авансовому отчету он приложил счет из гостиницы и билеты.

В авансовом отчете отражены следующие статьи расходов:

• расходы на проезд – 2400 руб.;
• расходы на проживание – 6000 руб.;
• суточные – 4200 руб.

Итого 12 600 руб.

Источник: http://nalogobzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kakimi_dokumentami_oformit_vozvrashhenie_sotrudnika_iz_komandirovki/59-1-0-1530

Авансовый отчет приложение документов

Выдача денег работникам на выполнение поручений и производственные нужды регулярно практикуется на каждом предприятии. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают факт затрат.

На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, касающиеся правил оформления отчетных документов и их нумерации.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

О подотчетных лицах

Статус подотчетного лица получает один или несколько работников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юрлица или специалист, который работает по совместительству и уполномочен руководством на получение авансовых средств.

Обязанности, возложенные на таких работников:

• получение и выполнение производственного задания от руководителя фирмы (покупка товаров, организация работ, служебная поездка);
• получение денежных средств от предприятия по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
• поездка в командировку: для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и для других целей;
• проверка надлежащего оформления и предоставление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы на выполнение поручений и покупку товаров для нужд компании;
• составление отчета и его своевременная сдача;
• передача приобретенных товаров уполномоченному лицу;
• возвращение денег, оставшихся от выданного аванса, или получение компенсации в денежной форме (при перерасходе).

Авансовый отчет и приложения к нему

Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, которые подтверждают факт расходов подотчетного работника. С их помощью сотрудник отчитывается перед организацией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.

Предприятию необходимо получить обоснование для списания средств, которые при составлении отчетности будут учтены как расходы. В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться разные документы или пакет, состоящий из нескольких документов.

Чеки: товарный и кассовый

Чек, выпущенный кассой организации, является первым по популярности документом, сопровождающим отчет по авансовым средствам. Он выдается покупателю товаров или заказчику услуг при обслуживании в специализированных организациях. Чек выдают гостиницы и отели, медицинские клиники, магазины оптовой и розничной торговли.

Кассовый чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Он должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником: только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты.

Однако к чеку есть еще одно требование — он должен содержать конкретный перечень покупок. Собирательного наименования товаров или услуг (например, «канцтовары», «стройматериалы») будет недостаточно: необходима конкретика.

Распространенная проблема использования кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, стоит сделать копию или сфотографировать чек, сохранив его в облачном приложении.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ >>

Для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.

Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на этом документе необязательно.

Главное отличие кассового чека от товарного: первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, второй фактически является бланком, заполняемым продавцом товара или услуги.

Если к отчету прилагаются оба чека (кассовый и товарный), то даты их выпуска и суммы должны совпадать.

ПКО

Это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком. Поэтому необходимо, чтобы ордер сопровождался актом приема-передачи или накладной. В комплекте с этими документами ПКО может быть учтен бухгалтерией.

ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.

БСО

Этот документ выпускается типографией. Это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции. БСО может иметь различную форму, но обязательно должен содержать основные реквизиты.

Особенности оформления приложений к отчету

Документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах. Речь идет только об оригиналах, содержащих все реквизиты и составленных в установленной форме. При работе с отдельными видами документации необходимо учесть некоторые нюансы.

Например, для отчета по электронному билету на самолет или поезд, необходимо предоставить его в распечатанном виде, а также приложить посадочный талон. На электронных билетах отсутствует подпись и печать, но действующее законодательство не признает это нарушением.

Желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному дню или выходному, у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как считать приложения к авансовому расчету?

К одному отчету может прилагаться несколько документов. Количество приложений определяется перечнем подтверждающих чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете?

Формируя отчет, достаточно наклеить все документы на листы и указать их итоговое количество. Чеки и квитанции крепим в хронологическом порядке – по датам покупок. После этого считаем количество чеков или других подтверждающих документов и отражаем его в отчетности.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Источник: https://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-prilozhenie-dokumentov/

Оформление авансового отчета

Создадим новый документ «Авансовый отчет» путем нажатия на кнопку «Создать». Произведем заполнение главного реквизита Авансового отчета «Подотчетное лицо» с помощью окна быстрого выбора или (если оно нас не устраивает) с помощью справочника «Физические лица» (Рис.1).

Рис. 1

Документ «Авансовый отчет» объединяет в себе как функцию приходной накладной (подтверждающей поступление в организацию товарно-материальных ценностей и (или) услуг нематериального характера) так и информацию по учету выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Для осуществления этих функций в документе имеется несколько закладок. Рассмотрим закладку «Авансы». В этой закладке отражаются полученные подотчетным лицом от предприятия денежные средства в виде наличных полученных из кассы или в виде поступлений на пластиковую карточку.

Процесс выбора созданного ранее денежного документа (кассового или банковского) представлен на Рис. 2.

Путь: Закладка «Авансы» — Кнопка «Добавить» — Значок выбора — «Выбор типа данных» — «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» и выбор документа из представленного списка.

Рис. 2

В случае выбора ранее созданного денежного документа в поле «Документ аванса» появится ссылка на выбранный денежный документ.

Если документ, подтверждающий выдачу денежных средств еще не создан, то тут же можно создать новый кассовый документ: «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и соответствующими бухгалтерскими проводками: Дт71.01 – (Кт 50.

01 или Кт 51). Создание нового документа «Выдача наличных» из режима «Авансовый отчет» — закладка «Авансы» — «Документ аванса» представлен на Рис. 3

Рис. 3

Закладка «Товары» заполняется тогда когда подотчетное лицо отчитывается за приобретение ТМЦ (операция приобретения ТМЦ включает в себя и оплату за полученные материалы – чек ККА или приходный кассовый ордер). В этом случае необходимо указать наименование склада куда будут приходоваться товарно-материальные ценности (реквизит «Склад»). (Рис. 4).

Рис. 4

Закладка «Оплата» заполняется тогда когда через подотчетное лицо производится погашение возникшей задолженности перед поставщиком предприятия.

В этом случае предполагается, что оприходование товаров или услуг осуществляется по другим документам (к примеру по документу «Поступление товаров и услуг»).

В закладке «Оплата» указываются данные документа по которому было произведено погашение задолженности. (Рис. 5).

Рис. 5

Документ «Авансовый отчет» предоставляет пользователю общий результат отношений с подотчетным лицом по отражаемым в документе операциям. Для этого используются реквизиты расположенные внизу документа: «Получено авансов», «Израсходовано», «Остаток».

Если «Остаток» = 0, то взаимоотношения предприятия с подотчетным лицом по комплексу операций: выдача аванса, наличие утвержденного руководителем предприятия авансового отчета и на его основании выдача из кассы суммы перерасхода подотчетных сумм или принятие в кассу неизрасходованных сотрудником денежных средств – завершены.

В реквизите «Назначение» указывается цель выдачи денежных средств под отчет. В реквизите указывается количество прилагаемых к отчету первичных документов. (Рис. 6).
Рис. 6

Посмотрим бухгалтерские проводки созданные нашим документом (кнопка ): Дт10.01 – Кт71.01 – 3000.00 руб. и Дт60.02 – Кт71.01 – 1500,00 руб. (Рис. 7).
Рис. 7

В завершении перечислим все бухгалтерские проводки по учету взаимоотношений подотчетного лица и предприятия по операции осуществления административно-хозяйственных расходов сотрудником предприятия (подотчетным лицом) в интересах и по заданию предприятия:- Дт71.01 – Кт51.01 – 4500 руб.

– выданы наличные денежные средства из кассы подотчетному лицу – документ отражен в реестре «Кассовые документы»;- Операции отраженные в документе «Авансовый отчет»:- Дт10.01 – Кт71.01 – 3000 руб. – подотчетное лицо оплатило и получило материалы;- Дт60.02 – Кт71.01 – 1500 руб. – подотчетное лицо оплатило задолженность предприятия за полученные им ранее транспортные услуги.

Вывод: взаимоотношения между организацией и работником оранизации по данной операции завершены. Авансовый отчет по командировочным расходам Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется аналогично учету расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам.

При направлении работника предприятия в командировку на основании приказа руководителя подотчетному лицу выдается командировочное удостоверение и аванс на командировочные расходы. При возвращении из командировки работник должен отчитаться об израсходованных суммах предоставив Авансовый отчет с прилагаемыми к нему подтверждающими документами. Рассмотрим пример.

Работник предприятия Могов А.П. 30 марта приказом по предприятию направляется в командировку на 2 дня в другой город Российско Федерации. 30 марта ему был выдан аванс на командировочные расходы путем перечисления денежных средств из банка на пластиковую карточку в размере 5000 рублей. По возвращении из командировки (1 апреля) Могов А.П.

представил на утверждение руководителю предприятия авансовый отчет и документы подтверждающие расходы только на проезд. Норма суточных при нахождении в командировке установленная на предприятии составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке.

Норма расходов на наем жилого помещения без предоставления подтверждающих документов установленная на предприятии составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке. В тот же день (1 апреля) руководитель утвердил авансовый отчет и Могову была выплачена через кассу сумма перерасхода.

В реестре документов «Авансовые отчеты» создадим новый документ (Рис. 8).

Рис. 8

В закладке «Авансы» в реквизите «Документ аванса» создадим новый кассовый документ «Списание с расчетного счета» от 30 марта (Рис. 9) и в реестре «Списание с расчетного счета» выберем на него ссылку (Рис. 10).

Рис. 9 Создание документа учитывающего перечисление денежных средств на пластиковую карточку подотчетного лица

Рис. 10 Выбор ссылки на документ «Списание с расчетного счета»

Расходы связанные с командировочными затратами отражаем в закладке «Прочее». Новую строка, соответствующую первичному документу создаем нажатием кнопки «Добавить».

Сотрудник вместе с авансовым отчетом предоставил в бухгалтерию предприятия оформленное командировочное удостоверение с отметками о прибытии-выбытии, два проездных документа, заявление на возмещение затрат за наем жилого помещения без подтверждающих документов за 1 день нахождения в командировке на сумму 700 рублей и указал сумму суточных расходов за 3 дня нахождения в командировке. Основные реквизиты этих документов (название документа, наименование затрат по документу, сумму затрат, сумму суточных расходов) отражаем в Закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет». В этой же строке указываем счет затрат на командировочные расходы и субконто затрат (Рис. 11). Для наглядности работы полагаем, что проездные документы оформлены без учета НДС.
Рис. 11

Предварительная форма документа «Авансовый отчет» (без возмещения суммы перерасхода подотчетному лицу) представлена на рис. 12.

Рис. 12

Рассмотрим предварительные итоги по документу (Рис. 13)

Рис. 13

Реквизит «Получено авансов» соответствует сумме выданной под отчет (5000 руб.). Реквизит «Израсходовано» соответствует сумме всех затрат командированного лица (1320 + 1240+2100+700 = 5360).

Реквизит «Перерасход» соответствует сумме долга предприятия своему работнику по затратам на командировочные расходы. Оформление документа выдачи подотчетному лицу наличных денежных средств в размере суммы перерасхода (360 рублей) возможно из документа «Авансовый отчет».

Для этого нажимаем на кнопку «Создать на основании» и выбираем документ «Выдача наличных» (Рис. 14)
Рис. 14

Программа откроет форму нового документа с правильно заполненными реквизитами: подотчетное лицо, сумма, вид операции и реквизитами печатной формы (Рис. 15).

Рис. 15

Пользователю останется напечатать (при необходимости) расходный кассовый ордер: кнопка «Печать» и провести документ «Выдача наличных»: кнопка «Провести» или кнопка «Провести и закрыть».

Для полного отражения взаимоотношений предприятия и сотрудника по командировочным расходам, в документе «Авансовый отчет» в закладку «Авансы» следует добавить ссылку на только что созданный документ «Выдача наличных».

Окончательный вид авансового отчета с открытой закладкой «Авансы» представлен на рис.16
Рис. 16

В реквизите «Приложение» указываем 4 документа на 4 листах. Документы предоставляемые вместе с отчетом: командировочное удостоверение, проездные билеты (2 шт) и заявление на возмещение расходов на наем жилого помещения.
Реквизит «Остаток» равен нулю. Это значит, что расчеты с сотрудником по командировочным расходам завершены.

Источник: http://5cplucom.com/oformlenie-avansovogo-otcheta/

Как посчитать количество приложений к авансовому отчету

Авансовый отчет- это документ, которым работник отчитывается за понесенные расходы. Поэтому к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие оплату денег – чеки ККМ, слипы и прочее – т.е. платежные документы.

Но одних платежных документов как правило бывает недостаточно – требуются документы, подтверждающие, что работник не только оплатил деньги, но и получил те товары, работы, услуги, которые работнику поручили приобрести. Значит, к авансовому отчету должны быть приложены и товарные чеки, акты закупки и т.д.

Кроме того, иногда бывает, что требуется объяснить, зачем работник оплатил ту или иную услугу – например, почему в командировке он пользовался услугами такси. Значит, к авансовому должны быть приложены всякие объяснительные записки и т.д.

На оборотной стороне авансового отчета (АО) в таблице перечисляются все документы, приложенные работником в качестве оправдания своих расходов. Делается это для того, чтобы работник мог подтвердить, что передал именно эти документы для проверки.

Однако на практике (особенно при составлении авансового отчета в программе) часто на оборотной стороне АО перечисляются только платежные документы, а при указании количества документов на титульной стороне АО считается фактическое количество приложенных документов, Т.е.

– товарные чек- 1 документ, кассовый чек – 2 документ и т.д.

Обычно никаких проблем в связи с таким расхождением не возникает. Неприятная ситуация может случиться, если бухгалтерия при проверке АО потеряет какой-то из документов, не поименованных в таблице.

Тогда работнику будет нечем доказать, что он передавал этот документ.

Для избегания подобных конфликтных ситуаций можно предложить, например, дополнительно на оборотной стороне авансового отчета перечислять те документы, которые не вошли в таблицу.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм.

Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено.

Кассовый ордер формы № КО-1является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г.

№ КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету.

Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД

Да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.

Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара.

При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов: – наименование, порядковый номер и дату выдачи документа; – наименование организации (Ф. И. О.

предпринимателя), ИНН; – наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг); – сумму оплаты; – должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.

Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2, от 11 ноября 2009 г. № 03-01-15/10-499, от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/137436-kak-poschitat-kolichestvo-prilojeniy-k-avansovomu-otchetu

Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле.

Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения.

Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

• Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
• Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
• Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
• Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
• Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
• Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
• Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

• Название документа;
• Дата (число, месяц, год) составления;
• Полное наименование продавца;
• операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
• Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
• Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно.

Во-первых, объектом учета  является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности.

Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги.

Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы.

Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

• Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
• Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
• Адрес;
• Индивидуальный налоговый номер;
• Вид и стоимость услуги;
• Сума;
• Дата оплаты;
• Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

 «Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

• Невыдача кассового или товарного чека;
• Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
• Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
• Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
• Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
• Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
• Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/pervichnyj-uchet-dokumentooborot-arhiv/dokumenty-dlya-avansovogo-otcheta.html