План работы архивариуса на год образец

План работы архивариуса на год образец

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т. Хранение документов — это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные. Архив и склад — это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

• Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
• План работы архива на год
• План Работы Архива образец заполнения
• Годовой план работы архива
• План работы
• Планы мероприятий: программы и проекты

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: «Все работы хороши». Архивист

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Государственное регулирование развития архивного дела в Каа-Хемском кожууне. Информировать председателя администрации района по вопросам состояния архивного дела в районе. Изучать и внедрять в практику работы новые правила работы архива.

Организация и проведение паспортизации архивов организаций-источников комплектования муниципального архива Каа-Хемского района по состоянию на Принимать участие на аппаратных совещаниях при председателе администрации планами и отчетами о проделанной работе, также о деятельности муниципального архива в целом.

Так же принимать участие на коллегиях и выездных заседаниях Государственного архива Республики Тыва. Участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, летию со дня образования муниципального архива Каа-Хемского района и др.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации. Планируется сделать описание документов — 20 ед. В году планируется согласовать номенклатуры дел — 8 организаций.

Планируется исполнить запросы социально — правового характера в количестве — по факту. Формирование архивного фонда.

Организационно — методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.

В году планируется провести проверки по состоянию делопроизводства и архива — 4 организаций Каа-Хемского кожууна ДРСУ, коопрзверопромхоз, центр занятости, Каа-Хемское лесничество. Планируется прием документов от организаций 70 ед.

В году планируется провести беседы и консультации с делопроизводителями организаций и учреждений кожууна по факту.

Оказывать методическую и практическую помощь по составлению описей дел организациям источникам комплектования архива Каа-Хемского района.

Участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, летия государственной архивной службы России и др.

Планируется сделать описание документов — 10 ед. В году планируется согласовать номенклатуры дел — 5 организаций. В году планируется провести проверки по состоянию делопроизводства и архива — 4 организаций Каа-Хемского кожууна Администрация Каа-Хемского района, Управление труда и социального развития, Управление образование, Управление культуры.

Планируется прием документов от организаций ед. В году планируется провести беседы и консультации с делопроизводителями организаций и учреждений кожууна.

По материально — технической базе архива планируется приобрести архивные коробки — 10 штук по мере возможности финансирования.

Планируется сделать косметический ремонт архивохранилище и выделение дополнительного помещения под архивохранилище.

В целях организации эффективной и плановой работы в году архивного отдела администрации Каа-Хемского района. Контроль над исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющей делами администрации Куулар Г. Так же принимать участие на коллегиях и выездных заседаниях Государственного архива Республики Тыва и в администрации Каа-Хемского кожууна.

Планируется сделать описание документов — 50 ед. В году планируется согласовать номенклатуры дел — 4 организаций. В году планируется провести проверки по состоянию делопроизводства и архива — 4 организаций Каа-Хемского кожууна.

Цвет: C C C. Изображения Вкл. Реставрации документов 1. На бумажной основе: – количество дел 9 4 5 2. Обеспыливание, дезинфекция документов на бумажной основе 1 1 Профилактическая обработка: 4.

Проверка наличия документов, ед. Картонирование, ед. Описание дел – усовершенствования – переработка описей дел 7. Прием документов от учреждений 70 ед. Утверждение описей документов. Упорядочение документов на договорных началах – – – Исполнение запросов: – тематических По факту – социально-правовых По факту Осуществлять контроль за соблюдением архивного законодательства.

Создание информационно — поисковых систем, научная информация и использование документов. Материально — техническая база архива Каа-Хемского кожууна. На бумажной основе: – количество дел 25 10 15 2.

Обеспыливание, дезинфекция документов на бумажной основе 5 2 3 Профилактическая обработка: 4. Прием документов от учреждений ед. В целях организации эффективной и плановой работы в году архивного отдела администрации Каа-Хемского района 1.

Утвердить прилагаемый план работы архива Каа-Хемского района на год.

На бумажной основе: – количество дел 50 25 25 2. Обеспыливание, дезинфекция документов на бумажной основе 10 5 5 Профилактическая обработка: 4. Административные регламенты Фонды архива Список источников комплектования План работы Отчеты Паспорт архива Виртуальная выставка Контактная информация.

Переплет и подшивка дел в архиве: – на бумажной основе. Описание дел – усовершенствования – переработка описей дел. Давление: мм.

План работы архива на год

Годовой план работы архива — документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия.

Следует иметь в виду, что при расчете норм времени на выполнение архивных работ руководители архива могут руководствоваться специализированными Межотраслевыми укрупненными нормативами времени относительно работы в области документации.

По итогам работы архивов необходимо составить отчет о выполнении ранее составленного годового плана работы архива. Учет труда в архиве следует вести в табеле учета рабочего времени, а так же в дневниках учета труда.

основных направлений плана работы муниципального архива В году планируется провести беседы и консультации с делопроизводителями.

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами.

Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом.

Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами. План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия работы или мероприятия , требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий в указанном понимании представляет собой проект — временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов [8] или программу — ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности [8].

Таким образом, план мероприятий — один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата кропотливой вдумчивой работы.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить [2], [3], [7] и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, [1]. В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса [5].

Годовой план работы архива

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст.

Мы составляем годовой план работы архива.

Попова 2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края 2. Провести мероприятия по организации хранения документов, в т. Ильина 1 техническая обработка документов, отобранных в ходе проверки наличия и состояния 2. Провести проверку наличия и состояния документов архивного отдела 1 квартал М. Полякова В.

Планы мероприятий: программы и проекты

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения.

Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 24 ед. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 1 листов.

ПЛАН РАБОТЫ. Государственного архива. Брянской области на год. 1. Обеспечение сохранности и государственный учет.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

На этом же этапе обычно создается локальный документ компании, в котором фиксируются общие положения, состав документов, задачи, ответственные лица и другие вопросы, связанные с работой будущего архива.

Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Государственное регулирование развития архивного дела в Каа-Хемском кожууне. Информировать председателя администрации района по вопросам состояния архивного дела в районе. Изучать и внедрять в практику работы новые правила работы архива.

Организация и проведение паспортизации архивов организаций-источников комплектования муниципального архива Каа-Хемского района по состоянию на Принимать участие на аппаратных совещаниях при председателе администрации планами и отчетами о проделанной работе, также о деятельности муниципального архива в целом.

Так же принимать участие на коллегиях и выездных заседаниях Государственного архива Республики Тыва.

Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

.

.

Источник: https://windowsandyou.ru/grazhdanskoe-pravo/plan-raboti-arhivariusa-na-god-obrazets.php

План работы МУ «МАП» на 2007 год

2.

Создание материально-технической базы учреждения с учетом современных требований к организации деятельности архива. 3. Отработка системы взаимодействия с внешней средой, всеми составляющими архивной системы. 4. Формирование высокопрофессионального коллектива, нацеленного на саморазвитие и развитие учреждения.

5. Создание и уточнение списка источников комплектования архива. 6. Запуск основной деятельности архива. Регламент работы. Общий регламент работы определяется внутренним трудовым распорядком и режимом работы учреждения и работников.

(Приложение №1 и 2) Сетевой план. Мероприятия Срок Результат 1.Создание нормативно-правовой базы учреждения 1.1. номенклатура дел 1.2. годовой план 1.3.

книги приказов по основной деятельности и личному составу 1.4. правила внутреннего трудового

План работы архива на 2016 год

хр.

1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище – 714 наблюдений. 1.2.2. Установка системы пожаротушения.

1.2.3. Перезарядка 3 -х огнетушителей. 1.2.4. Замена 2-х дверей в архивохранилище на противопожарные двери.

1.3. Для обеспечения противопожарного режима в архивохранилище по адресу: г. Киров, ул. Ломоносова, д. 8 (этаж № 1, помещение № 1, 2, 3) планируется перезарядка 10-ти генераторов огнетушащего аэрозоля. 2. Формирование Архивного Фонда Российской Федерации 2.1.

Прием на государственное хранение документов по личному составу – 2 000 ед. хр.

3.2. Планирование и отчетность архива

3.2.2.

План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.

План работы архива на 2019 год

хр. (1 500 листов) 1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов — 5762 ед. хр. 1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище — 714 наблюдений.

1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов — 800 связок (5762 ед.хр.).

Источник: http://naiti-advokata.ru/plan-raboty-arhivariusa-na-god-obrazec-46678/

Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. План работы архивариуса на год образец План работы архивариуса на год образец

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Планирование работы архива

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.

Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

2. порядок работы архива

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел). 6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов. 1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

10.2. планирование работы и отчетность архива

Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1.

Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.

Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4.

Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.

Ю.Попова 1.3.

Форма годового плана работы архива

Внимание

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.

Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.

План работы архивариуса на год образец

Источник: https://ortait.ru/planirovanie-v-gosudarstvennyh-arhivah-i-arhivah-uchrezhdenii-plan-raboty/

Примерный план работы архива организации. План работы архивариуса на год образец. Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

10.2.1.В архиве составляются: годовой планработы (приложение 46),план-график приема дел в архив.

10.2.2.Годовой план составляется с указаниемконкретных видов работ.

10.2.3.План-график приема дел в архивсогласовывается со структурнымиподразделениями и утверждаетсяруководителем организации.

10.2.4.По итогам работы архивом составляетсяотчет о выполнении годового плана,планов-графиков, а также сведения овыполнении мероприятий, не включенныхв годовой план. Последние отражаются вконце отчета, при необходимостисамостоятельным разделом.

10.2.5.Учет труда в архиве ведется в табелеучета рабочего времени и в дневникахучета труда. При расчете норм временина основные виды архивных работ архивымогут руководствоваться Межотраслевымиукрупненными нормативами времени наработы по документационному обеспечениюуправления.

10.3. Контроль за состоянием хранения

документови их организацией в делопроизводстве

структурныхподразделений

10.3.1.Архив проводит проверки состоянияхранения документов и их организациив делопроизводстве структурныхподразделений не реже одного раза вгод, как правило, перед передачей дел вархив.

Организация проверок должнавходить составной частью в годовой планработы архива.

В целях осуществлениякачественного анализа состояния иконтроля за работой с документамиархивом ведется карточка учета работыс организацией (приложение47).

Руководителиорганизации или структурного подразделениядолжны быть заранее поставлены визвестность о проведении проверки.

Поитогам каждой проверки составляетсясправка или докладная записка на имяруководителя организации, в которойотражается существующее положение инамечаются меры по ликвидации недостаткови улучшению работы.

Свыводами проверки должны быть ознакомленынепосредственные исполнители ируководители соответствующегоструктурного подразделения.

10.3.2.Центральный архив федерального органавласти и органа власти субъекта РоссийскойФедерации, центральный отраслевойархив, отраслевой архив органа управлениясубъекта Российской Федерации всоответствии с положениями о нихосуществляют контроль за состояниемархивов и организацией документов вделопроизводстве подведомственныхорганизаций.

10.4. Выполнение платных работ и услуг

Архивдля привлечения внебюджетных средствимеет право в установленном порядкевыполнять платные работы и услуги,которые осуществляются без ущерба дляреализации его основных функций.

Номенклатураплатных работ и услуг, выполняемыхархивами, утверждается руководителеморганизации.

Архив на основе номенклатурыс учетом условий своей деятельности(состава и содержания хранящихсядокументов) может разрабатывать переченьплатных работ и услуг, более детальноопределяющий виды работ, производственныхопераций и исполнителей.

Данный переченьутверждается руководителем организациипо представлению руководителя архива.Виды и объемы платных работ и услугвключаются в план работы архива на год.

Привыполнении платных работ и услуг илисовместных работ отношения архива состоронними организациями и потребителями,в том числе зарубежными, должнызакрепляться договором.

Ценына платные работы и услуги утверждаютсяруководителем организации по представлениюруководителя архива.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

1.1. В целях улучшения физического состояния дел планируется:

1.1.1. Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 24 ед. хр.;

1.1.2. Подшивка дел при проведении научно – технической обработки документов – 1 018 ед. хр.;

1.1.3. Подшивка описей – 120 описей.

1.1.4. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 1 350 листов.

1.1.5. Нумерация дел с составлением листов-заверителей при научно-технической обработке документов – 33 075 листов.

1.1.6. Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке – 550 обложек.

1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 10 ед. хр. (1 500 листов)

1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов – 5762 ед. хр.

1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище – 714 наблюдений.

1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов – 800 связок (5762 ед.хр.).

Источник: https://eduction.ru/primernyi-plan-raboty-arhiva-organizacii-plan-raboty-arhivariusa-na/

План работы архива на год

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

• хранение документов;
• учет документов;
• комплектование архива;
• обеспечение сохранности документов;
• использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

• количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
• количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

• документы должны быть сброшюрованы;
• листы в деле должны быть пронумерованы;
• должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

• санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
• снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
• контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

• для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
• для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2015/plan_arhiva/

План работы

УТВЕРЖДАЮ

И.о.председателяадминистрации

Каа-Хемскогорайона _______________ А.В. Куулар

от  _____________________

ПОКАЗАТЕЛИ

основныхнаправлений плана работы муниципального архива

администрацииКаа-Хемского кожууна Республики Тыва

на 2019 год

Основные направленияразвития архивного дела

муниципальногорайона «Каа-Хемский кожуун» на 2019г.

1.Государственное регулирование развития архивного дела в Каа-Хемском кожууне.    

Информироватьпредседателя администрации района по вопросам состояния архивного дела врайоне. Изучать и внедрять в практику работы новые правила работы архива.

Осуществлятьконтроль за соблюдением архивного законодательства.

Организацияи проведение паспортизации архивов организаций-источников комплектованиямуниципального архива Каа-Хемского района по состоянию на 01.12.2018г.

          Стажировать практикантов – студентовВУЗов и СУЗов РФ и РТ.

          Принимать участие на аппаратныхсовещаниях при председателе администрации планами и отчетами о проделаннойработе, также о деятельности муниципального архива в целом. Так же приниматьучастие на коллегиях и выездных заседаниях Государственного архива Республики Тыва.

Участиев реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейныхмероприятий, 70-летию со дня образования муниципального архива Каа-Хемскогорайона и др.

2. Обеспечениесохранности и государственный учет документов Архивного фонда РоссийскойФедерации.

          По обеспечении сохранности документовпланируется сделать реставрацию документов и фонда № 47 совхоза «СоветскаяТува» – 8 ед. хр.

          Планируется сделать описаниедокументов – 20 ед. хр.;

          Планируется утвердить описи дел в ЭПКГА РТ в количестве 10.

          В 2019 году планируется согласоватьноменклатуры дел – 8 организаций.

          Планируется исполнить запросысоциально – правового характера в количестве – по факту.

3. Формированиеархивного фонда. Организационно – методическое руководство ведомственнымиархивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций ипредприятий.

           В 2019 году планируется провестипроверки по состоянию делопроизводства и архива – 4 организаций Каа-Хемского кожууна(ДРСУ, коопрзверопромхоз, центр занятости, Каа-Хемское лесничество).Планируется прием документов от организаций 70 ед. хр.

         В 2019 году планируется провести беседыи консультации с делопроизводителями организаций и учреждений кожууна по факту.

4. Созданиеинформационно – поисковых систем, научная информация и использованиедокументов.

         В 2019 году планируется проведениеюбилейных мероприятий на 70-летие со дня образования муниципального архиваКаа-Хемского района: (районный конкурс «Лучший ведомственный архив», «Лучшийспециалист по делопроизводству и архиву» проведение выставки (документов ифотографий) «Муниципальный архив Каа-Хемского района» название выставкиуточняется. Оказывать методическую и практическую помощь по составлению описейдел организациям источникам комплектования архива Каа-Хемского района.

5. Материально –техническая база архива Каа-Хемского кожууна.

         Составлено муниципальная программа«Информатизация архивного дела Каа-Хемского кожууна на 2019-2021 гг.», по мерефинансирования приобретение металлических стеллажей, архивных коробок.

Главныйспециалист-архивист

администрацииКаа-Хемского района:                                                     А-Х.Д. Дапыян

30.11.2018г.

Источник: http://kaa-hem.ru/munitsipalnyy-arkhiv/plan-raboty/