Образец сопроводительного письма к заключению договора

Образец сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы. Рассказываем, когда заказчику необходимо писать сопроводительные письма, какая информация должна в них содержаться, и составляем образец, как написать сопроводительное письмо к документам.

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства.

Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений.

Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма.

Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

• дату документа;
• реквизиты сторон (отправителя и получателя);
• наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
• текст обращения;
• опись прилагаемых документов;
• контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

Источник: https://goscontract.info/kontrakt/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-v-goszakupkakh

Форма заявки на транспортные услуги

Осуществлять перевозки через Компанию «ПЭК» можно без оформления договора, подписанного обеими сторонами. В таких случаях действует договор публичной оферты, размещенный на нашем сайте в свободном доступе.

В соответствии с пунктом 3 статьи 438 ГК РФ акцепт оферты равносилен заключению договора на условиях, изложенных в оферте.

Акцепт договора публичной оферты осуществляется путем заказа услуг и/или сдачи груза и/или оплаты услуг и/или получения груза.

По желанию клиента может быть заключён типовой договор на транспортно-экспедиционное обслуживание.

При возникновении замечаний к договору их можно изложить в протоколе разногласий к тексту договора. Протокол разногласий должен быть оформлен в электронном виде (желательно в формате MS Word) и поддаваться редактированию (это необходимо для дальнейшей работы с протоколом). Данный документ вместе с информацией для обратной связи необходимо направить:

• для центрального офиса (г. Москва) – в отдел продаж;
• для филиалов компании в регионах – по электронным адресам, указанным в разделе Контакты.

После получения протокола разногласий мы обязательно рассмотрим его и по итогам рассмотрения свяжемся с вами для обсуждения дальнейших действий.

Помимо протокола разногласий, учитывающего особые пожелания клиента, вместе с договором транспортно-экспедиционного обслуживания могут быть заключены нижеуказанные дополнительные соглашения.

Транспортно-экспедиционное обслуживание по территории РФ

Договор транспортно-экспедиционного обслуживания (Договор публичной оферты) (doc, 23 КБ)

Международное транспортно-экспедиционное обслуживание для резидентов России

Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание при организации международной перевозки (Договор публичной оферты для резидентов России) (docx, 23 КБ)

Договор транспортно-экспедиционного обслуживания (Организация авиаперевозки «Аэропорт-Аэропорт») (DOCX, 24 КБ)

Международное транспортно-экспедиционное обслуживание для резидентов Казахстана

Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание при организации международной перевозки (Договор публичной оферты для резидентов Казахстана) (docx, 23 КБ)

Дополнительные соглашения

Дополнительное соглашение на наложенный платёж (docx, 23 КБ)

Дополнительное соглашение к договору транспортно-экспедиционного обслуживания (электронный документооборот) (doc, 23 КБ)

Оплата авансовым платежом (docx, 20 КБ)

Предоставление копий документов, подтверждающих выдачу (копий накладных на выдачу) (docx, 23 КБ)

Предоставление копий возвратных документов (копий товарных накладных грузоотправителя) (docx, 23 КБ)

Ответственное хранение

Договор оферта ответственного хранения (docx, 23 КБ)

Договор ответственного хранения для подписи (docx, 23 КБ)

Дополнительное соглашение на электронный документооборот к договору хранения (docx, 23 КБ)

Заявление на выдачу груза со склада хранения (docx, 23 КБ)

Заявление на снятие груза с хранения для дальнейшей перевозки/доставки (docx, 23 КБ)

Поручение экспедитору по грузам, снятым с хранения (docx, 23 КБ)

Заявление о смене плательщика по договору хранения (docx, 23 КБ)

Бланки документов

Существует ряд стандартных вопросов, ответы на которые можно получить, обратившись в Компанию «ПЭК» в письменном виде. В данном разделе приведены образцы соответствующих писем.

Вы можете направить письмо на согласование в электронном виде по адресу [email protected] или по факсу.

В случае изменения грузополучателя, клиенту необходимо до момента выдачи груза предоставить оригинал надлежащим образом оформленного заявления от грузоотправителя в любой из филиалов Компании «ПЭК».

Исключение составляют случаи, когда при отправке груза была заявлена объявленная стоимость груза, и она составляет менее 50 000 руб.

В данном случае, изменение грузополучателя возможно по факсимильной копии надлежащим образом оформленного заявления.

Смена плательщика может быть произведена сотрудниками Компании «ПЭК» по входящему звонку клиента, без предварительного письма, при соблюдении следующих условий:

• заявитель является участником перевозки (грузоотправитель или грузополучатель);
• заявитель намерен указать плательщиком по грузоперевозке себя;
• услуга перевозки, оказанная клиенту, не имеет специальных условий оплаты.

Также просим учесть, что письма о смене транспорта принимаются только в Москве.

Письма рассматриваются по времени работы филиала.

Для резидентов России

Доверенность на забор груза (doc, 20 КБ)

Доверенность на получение груза (для физических лиц): Скачать бланк для заполнения (doc, 20 КБ) / Скачать образец заполнения (pdf, 20 КБ)

Доверенность на получение груза и оплатой услуг банковской картой (doc, 23 КБ)

Доверенность на получение грузов (для юридических лиц): Скачать бланк для заполнения (xls, 20 КБ)  /  Скачать образец заполнения (pdf, 20 КБ)

Доверенность на получение грузов (для индивидуальных предпринимателей): Скачать бланк для заполнения (xls, 20 КБ)  /  Скачать образец заполнения (pdf, 20 КБ)

Генеральная доверенность на получение груза для юридических лиц (doc, 20 КБ)

Генеральная доверенность на отправку и получение груза для юридических лиц (doc, 20 КБ)

Доверенность на отправку груза (для физических лиц) (doc, 20 КБ)

Доверенность на отправку груза (для юридических лиц) (xls, 20 КБ)

Генеральная доверенность на отправку груза (doc, 20 КБ)

Для резидентов Казахстана

Доверенность на отправку груза (для юридических лиц, резидентов Республики Казахстан) (xls, 20 КБ)

Доверенность на получение грузов на территории Республики Казахстан (для физических лиц) (docx, 20 КБ)

Доверенность на получение грузов на территории Республики Казахстан (для юридических лиц и ИП) (docx, 20 КБ)

Доверенность на получение грузов при доставке в города Казахстана, кроме Алматы, Астана (для физических лиц) (docx, 20 КБ)

Доверенность на получение грузов при доставке в города Казахстана, кроме Алматы, Астана (для юридических лиц и ИП) (docx, 20 КБ)

Генеральная доверенность для юридических лиц и ИП при доставке в города Казахстана, кроме Алматы, Астана (docx, 20 КБ)

Доверенность на забор груза (docx, 20 КБ)

Письма о грузе

Изменение грузополучателя (doc, 24 КБ)

Изменение плательщика (doc, 24 КБ)

Изменение объявленной стоимости (doc, 24 КБ)

Письмо о перенаправлении груза (doc, 24 КБ)

Письмо о перенаправлении груза на АВТОперевозку (doc, 24 КБ)

Письмо о перенаправлении груза на АВИАперевозку (doc, 24 КБ)

Заявление о перемаркировке груза (doc, 24 КБ)

Письмо о приостановке груза (doc, 24 КБ)

Запрос накладной на выдачу груза (doc, 24 КБ)

Письмо на медикаменты для авиаперевозки (doc, 20 КБ)

Грузы, принятые в филиалах Санкт-Петербург Центр и Санкт-Петербург Юг, не приостанавливаются и не перемаркировываются!

Выдача грузов, приостановленных в филиале Москва Терминал А, осуществляется в филиале Москва Восток.

Письма о грузе с наложенным платежом

Перемаркировка грузов, отправленных с услугой «наложенный платеж» (doc, 20 КБ)

Образец письма на изменение суммы наложенного платежа (действует до 31.08.2019) (doc, 20 КБ)

Шаблон заявления об отмене услуги «наложенный платеж» (docx, 24 КБ)

Письмо можно направить на согласование по факсу либо в электронном виде по адресу [email protected]. После подтверждения нашим сотрудником правильности оформления оригинал письма необходимо отправить в любой из наших филиалов.

В случае изменения грузополучателя, клиенту необходимо до момента выдачи груза предоставить оригинал надлежащим образом оформленного заявления от грузоотправителя в любой из филиалов Компании «ПЭК».

Исключение составляют случаи, когда при отправке груза была заявлена объявленная стоимость груза и она составляет менее 50 000 руб. В данном случае, изменение грузополучателя возможно по факсимильной копии надлежащим образом оформленного заявления.

Обращаем ваше внимание, что изменение грузополучателя после выдачи груза не представляется возможным.

Письма об изменении грузоотправителя принимаются только в оригинале вне зависимости от стоимости груза. Требования о приостановке (в т.ч.

в транзитном городе), перемаркировке и перенаправлении груза, а также смене транспорта: данные письма рассматриваются с 9:00 до 17:30 по будням. Письма о смене транспорта принимаются только в Москве.

В остальных подразделениях письма рассматриваются по времени работы филиала.

Письмо для подключения пользователей к личному кабинету

Образец письма о подключении к личному кабинету (doc, 20 КБ)

Образец письма о подключении к личному кабинету для группы юр.лиц (doc, 20 КБ)

Образцы документов, оформляемых при оказании транспортно-экспедиционных услуг

Поручение экспедитору и Экспедиторская расписка (xlsx, 24 КБ)

Складская расписка (xlsx, 24 КБ)

Накладная на выдачу (xlsx, 24 КБ)

Накладная на выдачу груза при доставке в филиалах (xls, 24 КБ)

Образцы бухгалтерских документов

Отчет по страхованию грузов (xls, 20 КБ)

Акт об оказании транспортно-экспедиционных услуг (xls, 24 КБ)

Счет-фактура (xls, 24 КБ)

УПД (Универсальный передаточный документ) (xls, 24 КБ)

Письма о деньгах

В счёт будущих перевозок (doc, 20 КБ)

Возврат денежных средств (doc, 20 КБ)

О верном назначении платежа (doc, 20 КБ)

Претензии

Претензия (для физических лиц) (doc, 20 КБ)

Претензия (для юридических лиц) (doc, 20 КБ)

Перечень документов для подачи в ПАО САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» (для физических лиц) (docx, 23 КБ)

Перечень документов для подачи в ПАО САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» (для юридических лиц и ИП) (docx, 23 КБ)

Письма на предоставление оригиналов бухгалтерских документов

Заявка на отправку бухгалтерских документов почтой (doc, 20 КБ)

Заявка на отправку бухгалтерских документов курьером (doc, 20 КБ)

Письмо на предоставление дубликатов документов (doc, 20 КБ)

Образцы документов и условия для направлений в Калининград

Грузы, для которых нужно СЭЗ (pdf, 20 КБ)

Сопроводительное письмо для отправки личных грузов в Калининград (docx, 20 КБ)

Запрещенные грузы для перевозки в Калининград и Калининградскую область (pdf, 20 КБ)

Грузы, подлежащие обязательной сертификации при ввозе в Калининград (pdf, 20 КБ)

Образец отказного письма (pdf, 20 КБ)

Источник: https://pecom.ru/info/dogovory-i-blanki-dokumentov/

Некоторые виды писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций» дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…

»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.

), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Директору

Наименование организации

Наименование организации Почтовый адрес Телефон. Расчетный счет

№

от

от

Фамилия, инициалы

На “№

О заключении договора

Полное товарищество в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций… на сумму около … млн руб.

В настоящее время товарищество не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции для… В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из… процентного фонда о выделении товариществу… тонн сырья.

Инициалы, фамилия

Директор       Подпись

Фамилия исполнителя, номер телефона Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного

кооператива 

Фамилия, инициалы

Общество с ограниченной ответственностью… убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки”.*” Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор       Подпись         Инициалы, фамилия

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-

монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в

5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения      

Название закона, номер статьи

в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.

Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения      

Название законодательства

Должность

Подпись         Инициалы, фамилия

Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях… сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях, Перед руководством… встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

Для разработки… программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1993 г.

Товарищество на вере при строительстве пусковых объектов агропро-ма и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой..,

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена товариществу на… тонн металла… тыс. штук кирпича.

Название организации

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

Открытое акционерное общество… специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе: отопления жилых домов; горячее водоснабжение жилых домов.

Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

В адрес… обратилось руководство производственного кооператива… с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

Учитывая важность укрепления связей предприятий… с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов… (перечень проблем прилагается),

…свои предложения направить… в срок до…

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания;

«Просим…»

«Вас проверить качество изготовления станков» «выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу» «включить в план изобретений»

«Прошу…»

«принять меры…»

«сообщить данные о сроках поставки.,.»

«направить нам договор,..»

«подтвердить по телефаксу получение документов».

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая;

1)         повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2)         обоснование причины-отказа (если письмо отказ)

3)         констатация отказа

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации;

Директору концерна ЗАО «Ятрань» Сидорову Г.И.

Наименование

организации

Адрес

_:         №       

на №   от       

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО…

и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение… согласно указа…

отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о пре

кращении деятельности или реорганизации таких предприятий прини

маются…

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

Инициалы, фамилия

Должность     Подпись

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе.., нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме… рассмотрено дирекцией компании…

В соответствии с законом… Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории… и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона…

Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…» «Считаем нужным сообщить Вам…» «Предлагаемые Вами сроки проведения…»

«Ваше предложение не получило поддержки».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложечным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов.

Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе.

Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на… необходимых Вашему заводу в 1997 г. для… Высылаем наложенным платежом…

Возвращаем проект… на… стр. со следующими замечаниями… Предоставляю на утверждение проект плана…

Направляем протоколы испытания… Испытание показало следующие результаты..,

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)…

— Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №… от… Справка о финансировании будет выслана…

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о… №… на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например,

такими:

Направляем подписанный с нашей стороны договор… от… Справка о финансировании будет выслана…

Данное письмо считать неотъемлемой мастью договора.

Приложение; договор о… №… на 6 л. в 3 экз.

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №… от…, а также…, которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем… экземпляра подписанного нами договора №… на поставку…

Просим… и один экземпляр договора №  возвратить мам.

 Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Директору фирмы    

Письмом № 207 от 12.02.97 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 1997 г. кирпича на сумму до… млн рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-днсвный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

Должность     Подпись         Инициалы, фамилия

Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:    .

Напоминаем, что согласно договору №    Ваше предприятие должно

было закончить работы по… к 10.05.97.

Источник: http://www.bibliotekar.ru/biznes-58/8.htm

Сопроводительное письмо

1. Как написать сопроводительное письмо

2. Образцы и примеры сопроводительного письма

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Как написать сопроводительное письмо

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

· вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;

· основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;

· заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме.

задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образцы и примеры сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к резюме Используется при трудоустройстве, является неотъемлемой частью резюме. В нем, как правило, делается акцент на профессиональных навыках работы и достижениях. Сопроводительное письмо к резюме позволяет вызвать интерес работодателя к кандидатуре соискателя и повысить его шансы на приглашение на собеседование.

1 образец Сопроводительное письмо к документам Содержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.).

1 образец Сопроводительное письмо к договору Является пояснительной запиской к отправляемому договору: содержит наименование и номер договора, а также инструкцию получателю, какие экземпляры нужно пропечатать, какие вернуть обратно.

1 образец Сопроводительное письмо в налоговую Содержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров.

Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет. 1 образец Сопроводительное письмо к коммерческому предложению Содержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции. Составляется в случае громоздкости коммерческого предложения.

1 образец

64. Документ «Информационное письмо».

Директору ОАО «Омега»

И.И. Иванову

Улица Приморская, д.3,

строение 2, Москва, 109074

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

[текст письма]

С уважением,

[должность] [подпись] [ФИО]

Исполнитель

С.С.Савельев

Тел.:333-52-40

65. Документ «Гарантийное письмо».

Директору ООО «Холод»

И.И. Иванову

Улица Приморская, д.3,

строение 2, Москва, 109074

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Прошу Вас отпустить нашей организации холодильники поименованные в приложении №1.

В случае отсутствия холодильников поименованных в приложении №1 просим Вас произвести замену на равноценные модели по выбору нашего представителя П.П. Петрова, паспортные данные: [номер , серия и тп.].

Замена холодильников может быть произведена в пределах одного миллиона рублей(1000000 рублей). Подпись руки П.П. Петрова [подпись]

УДОСТОВЕРЯЮ

Директор ОАО «Омега»

А.А. Алексеев

[подпись]

Поставку холодильников прошу произвести незамедлительно. Оплату гарантируем с нашего расчетного счета

р/с…………………….к/с………………….. «Люкс Банк»

г. Москва

БИК………………….

В течении трех банковских дней с даты поступления холодильников в наш адрес.

Приложение: на двух(2) листах в трех(3) экземплярах

Директор ОАО «Омега» МП

А.А. Алексеев [подпись]

Главный бухгалтер

С.И. Исаева

[подпись]

” » 2006 г.

Исполнитель

С.С.Савельев

[подпись]

66. Документ «Письмо-запрос».

Письмо-запрос – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Как написать письмо-запрос

Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма:

· реквизиты получателя и отправителя;

· дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);

· заголовок (должен отражать суть вопроса);

· обращение;

· цель письма;

· суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);

· выражение надежды на сотрудничество;

· благодарность;

· подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

67. Документ «Письмо-благодарность». НУЖЕН ИНТЕРНЕТ И WORD!

Источник: https://studopedia.su/15_135660_soprovoditelnoe-pismo.html